Asana es una herramienta de gestión de proyectos increíblemente potente. Pero, dado que está repleta de funciones, es fácil pasar por alto algunas de las más útiles.
Aprende todo sobre dos características de seguimiento de tareas que no debes perderte.
Las subtareas hacen que las tareas más grandes sean más manejables
Con bastante frecuencia, tu tarea se compone de varias más pequeñas. En tales casos, te conviene realizar un seguimiento de cada subtarea por separado, para rastrear el progreso con mayor precisión. Aquí es donde entra en juego la función de subtareas de Asana.
Usando Asana, puedes crear subtareas dentro de tareas principales y agregar diferentes responsables, fechas de vencimiento, etiquetas y descripciones a ellas. Esto te ayuda a rastrear el progreso de tu tarea y a mantener las cosas organizadas.
Las subtareas pueden ayudarte a identificar e investigar retrasos, especialmente si tu proyecto involucra a varias personas, cada una con diferentes responsabilidades.
Si has actualizado a Asana Premium, puedes ver Dependencies. Esta función muestra qué tareas están bloqueando tu tarea y te notifica cuando se completan, acelerando el flujo de trabajo.
Crear y gestionar subtareas
Hay un par de maneras de crear subtareas en Asana.
Si estás empezando un proyecto desde cero, simplemente crea una tarea y presiona Tab + S para crear subtareas. También puedes hacer clic en el botón Agregar subtarea debajo del campo de descripción.
Desde aquí, crea las subtareas necesarias y asígnales títulos adecuados. Luego, abre cada subtarea y agrega el responsable, la fecha de vencimiento, las etiquetas y la descripción.
Si estás intentando organizar tu Proyecto de Asana, puedes convertir tareas existentes en subtareas abriendo la tarjeta de tarea y seleccionando el icono de tres puntos > Convertir en > Subtarea.
Aún mejor, puedes crear subtareas anidadas dentro de subtareas, aunque debes tener cuidado de no exagerar porque puede volverse rápidamente confuso.
Algunos usos para las subtareas de Asana
Hay muchas situaciones en las que puedes usar subtareas para organizar tu trabajo. Aquí tienes algunos ejemplos.
- Organización de reuniones: Si necesitas organizar una reunión, algunas posibles subtareas podrían ser programación, creación de agenda, envío de invitaciones, compartir actas y recopilar comentarios.
- Creación de videos o artículos: Puedes dividir estas tareas en pasos como lluvia de ideas, redacción, filmación, edición y compartir en redes sociales.
- Desarrollo de software: Puedes crear subtareas en Asana para recopilación de requisitos, diseño, codificación, pruebas y despliegue.
- Creación de listas de verificación: Cualquiera sea tu rol laboral o industria, puedes usar subtareas como listas de verificación detalladas para asegurarte de no olvidar nada.
Las tareas de seguimiento son recordatorios independientes
Al igual que las subtareas, las tareas de seguimiento pueden optimizar tu proceso de trabajo. Cuando identificas pasos adicionales relacionados con tus tareas de Asana, las tareas de seguimiento te recuerdan sobre ellos.
Las tareas de seguimiento son independientes de las tareas principales, lo que facilita su seguimiento y visualización en tu tablero de Asana. Sin embargo, se agrega un enlace a la tarea original en la descripción de la tarea de seguimiento.
Además de organizar el flujo de trabajo, las tareas de seguimiento pueden garantizar la responsabilidad cuando otra persona es responsable de dar seguimiento a la tarea principal (como revisión o retroalimentación).
Crear tareas de seguimiento en Asana
Para agregar una tarea de seguimiento, abre cualquier tarea, haz clic en el ícono de tres puntos en la parte superior y selecciona Crear tarea de seguimiento. Alternativamente, presiona Shift + Tab + F. También puedes hacer clic derecho en cualquier tarea desde la vista de Lista (o Calendario/Tablero) y seleccionar Crear tarea de seguimiento.
Asana asignará la tarea de seguimiento a ti y la llamará “Seguir con [Nombre de la tarea original]”. Puedes agregar la tarea de seguimiento a cualquier Proyecto de Asana y completar los campos restantes.
Una vez que hayas creado una tarea de seguimiento, funciona como cualquier otra tarea de Asana. Si necesitas crear tareas de seguimiento con frecuencia, puedes usar reglas de Asana para agilizar el proceso.
Algunos usos para las tareas de seguimiento
Puedes usar tareas de seguimiento en una variedad de escenarios, incluidos estos ejemplos.
- Organización de reuniones: Cuando recibes comentarios durante una reunión que requieren acción, puedes crear una tarea de seguimiento para recordártelo, o asignarla a un miembro del equipo.
- Creación de videos o artículos: Tu editor podría revisar el contenido o proporcionar retroalimentación, por lo que crear una tarea de seguimiento puede mantener las cosas ordenadas.
- Desarrollo de software: Puedes crear un seguimiento para recordarte actualizar la documentación al implementar un cambio.
Con las subtareas y las tareas de seguimiento, puedes no solo optimizar tu trabajo, sino también hacer que tus Proyectos de Asana sean más organizados. Pero esto es solo la punta del iceberg. Hay muchas formas creativas de aprovechar al máximo Asana.
